O método KJ, também conhecido por diagrama de afinidades ou método LP (Language Processing), é talvez a ferramenta mais rica e importante de uma geração de 7 novas ferramentas da qualidade, igualmente designadas de ferramentas de gestão ou de planeamento.
A génese desta técnica remonta a 1951, ano em que Jiro Kawakita (antropólogo japonês a quem o método deve a paternidade e a designação, composta pelas iniciais do seu nome) terá desenvolvido uma primeira versão do KJ. Fazendo frequentemente trabalho de campo, a razão que o levou a desenvolver esta técnica prende-se com a sua necessidade de resumir, perceber, estruturar e organizar os dados ou observações que ia recolhendo no terreno ao tentar estudar o comportamento de várias populações. Sem nenhuma metodologia capaz de o ajudar em tal tarefa, Jiro Kawakita concebeu então uma primeira versão daquilo que hoje conhecemos como método KJ. Ao desenvolvê-lo, tentou-se, portanto, colmatar uma lacuna de metodologias que permitissem trabalhar e estudar informação de índole qualitativa, baseada em frases. Podemos dizer metaforicamente que esta técnica conduz ao cálculo sucessivo de "médias" de conjuntos de frases, por forma a resumir e compreender o seu significado.
Assim, o método KJ visa essencialmente:

• estruturar, organizar e fazer a síntese de informação qualitativa;

• perceber e classificar problemas/ideias/pensamentos;

• identificar relações e conceitos em domínios complexos;

• estimular e aproveitar as capacidades de síntese/organização de ideias/criação de conceitos/Inovação em equipa, através da descoberta de novas associações e rearranjos de ideias a partir de opiniões factuais e da intuição criativa (mais do que lógica) de um grupo de trabalho;

• proporcionar o crescimento/desenvolvimento da equipa, decorrente da vivência de um processo que assenta na construção de consensos, na colaboração activa de todos e na partilha de resultados.

Como decorre dos objectivos acima referidos, e atendendo à sua natureza, o método KJ pode ser aplicado numa enorme variedade de circunstâncias e processos de Inovação. A sua utilização é especialmente relevante em situações que se caracterizam por alguma complexidade, relativamente às quais existe somente uma sensação vaga e pensamentos soltos, expressos qualitativamente.
Tipicamente, o método KJ aplica-se quando estamos interessados em responder a perguntas do tipo "Quais…?" em áreas de alguma subjectividade. O quadro 4.6 apresenta alguns casos concretos de utilização da metodologia, tanto em actividades de desenvolvimento de novos produtos (onde é frequentemente integrada em processos de engenharia de conceitos e de desdobramento da função qualidade), como de reflexão sobre questões estratégicas e vitais para o funcionamento das organizações e da sociedade em geral.

Ainda que um KJ possa ser efectuado individualmente, trata-se de uma experiência especialmente interessante e enriquecedora quando a sua construção é efectuada por equipas (com 4 a 8 elementos). Assenta genericamente na definição de níveis sucessivos numa hierarquia de abstracção ascendente (do mais concreto para o mais abstracto), através da identificação de afinidades de significado. O ponto de partida consiste num conjunto de frases escritas ao nível mais baixo de abstracção, para depois se irem desenhando, passo a passo, níveis de abstracção sucessivamente mais elevados (e desconhecidos quando se inicia o processo). Permite ainda detectar eventuais relações existentes entre os conceitos que foram emergindo do próprio processo. Por outro lado, a metodologia obriga a que a subida em abstracção se faça efectivamente degrau a degrau, sem queimar qualquer passo de abstracção intermédio.
É neste cenário criativo de estruturação do conhecimento, criação de conceitos e identificação de possíveis relações entre eles, que reside a grande vantagem do método enquanto fonte de Inovação e compreensão dos assuntos.
As diversas etapas envolvidas na construção de um KJ podem ser repartidas em quatro fases distintas (preparação, abstracções sucessivas, diagrama final e conclusão), conforme ilustrado na figura 4.8.
A duração de todo o processo de construção varia bastante com a experiência do grupo e com a quantidade de frases iniciais consideradas. Em média, uma equipa principiante pode levar entre 3 a 4 horas a construir um KJ, enquanto que um grupo experiente o fará em pouco mais de 1 hora.

FIG.4.9

KJ de requisitos do cliente para um jardim de infância (in Sá, P., "Gestão da Qualidade Total nas Escolas", pág. 142.)